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有效的溝通是軟件開發(fā)外包領(lǐng)域成功執(zhí)行項目的基石。通過建立清晰的溝通渠道、營造協(xié)作環(huán)境并利用適當(dāng)?shù)臏贤üぞ?，團(tuán)隊可以保持相互聯(lián)系，同時克服阻礙某些團(tuán)隊實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)的共同挑戰(zhàn)。
盡管如此，許多公司發(fā)現(xiàn)自己正在努力尋找合適的工具來滿足與外包公司的溝通需求并有效地實(shí)施它們。幸運(yùn)的是，在外包通信方面，有很多方法可以幫助內(nèi)部團(tuán)隊和服務(wù)提供商簡化流程。
您如何與您的提供商進(jìn)行有效溝通？請按照以下步驟操作。
一些團(tuán)隊對可用方法和工具的數(shù)量感到不知所措。對于全職員工和外包合作伙伴來說，它們包括：
即時消息：即時消息非常適合在辦公室甚至全世界與外包合作伙伴進(jìn)行快速、高效的對話。Slack和MicrosoftTeams等應(yīng)用程序創(chuàng)建了一個開放論壇，可以更輕松、更快速地解決問題并提供實(shí)時反饋。
視頻會議：雖然以書面形式獲取信息總是有幫助的，但面對面的會議通常是專業(yè)人士互動的最有效方式。與外包公司合作時，這可能具有挑戰(zhàn)性，因為他們可能位于不同的國家/地區(qū)。值得慶幸的是，Zoom和GoogleMeet等視頻會議工具可以幫助企業(yè)和外包公司在虛擬、面對面的環(huán)境中進(jìn)行聯(lián)系。
項目管理：內(nèi)部和外包團(tuán)隊的成員都需要隨時了解項目的重點(diǎn)和狀態(tài)。項目管理工具讓每個人都了解項目狀態(tài)以及他們的個人任務(wù)，從而使每個人的生活變得更輕松。最受歡迎的是Trello、Asana和Monday。
文檔協(xié)作：借助OneDrive、GoogleDocs和Confluence等新文檔協(xié)作工具，在MicrosoftWord中編寫文檔并希望計算機(jī)在不保存的情況下不會出現(xiàn)故障的日子已經(jīng)一去不復(fù)返了。借助這些工具，團(tuán)隊成員無需離開自己的辦公桌或發(fā)送附件即可協(xié)作處理文檔、發(fā)表評論和編輯。
對于業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者來說，考慮每個工具的主要優(yōu)勢及其團(tuán)隊的能力非常重要。每個專業(yè)人員都應(yīng)該能夠根據(jù)自己的獨(dú)特需求有效地訪問這些工具。
定期會議對團(tuán)隊在項目上的工作大有裨益。通過安排定期的項目更新會議，團(tuán)隊可以深入了解其他團(tuán)隊的進(jìn)度、更新等重要因素。這些會議可能以每日站立會議、每周進(jìn)度會議或每月回顧的形式進(jìn)行。團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)項目的需求和階段調(diào)整會議頻率。
在與軟件外包團(tuán)隊合作時，招聘公司還必須解決時區(qū)差異，努力為參與項目的每個人找到合適的時間。
建立期望以確?？蛻艉屯獍局g順利、無縫的溝通非常重要。
有效溝通的唯一方法是每個人都在同一頁面上。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)確定他們將用于項目的渠道以及預(yù)期的響應(yīng)時間窗口。他們還應(yīng)該相應(yīng)地分配具體的溝通任務(wù)職責(zé)。
界限與溝通本身同樣重要。團(tuán)隊成員應(yīng)該了解同事的工作時間并尊重文化差異，包括假期/休息時間。這有助于保持健康的溝通。不過，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)該建立一個緊急溝通系統(tǒng)，以防萬一。
協(xié)作對于無縫溝通至關(guān)重要。以下是如何培養(yǎng)協(xié)作環(huán)境。
團(tuán)隊?wèi)?yīng)該了解整個項目的內(nèi)部運(yùn)作，因為團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該在辦公室和外包團(tuán)隊中促進(jìn)透明文化。他們應(yīng)努力以主動、高效和尊重的方式解決問題，并利用建設(shè)性反饋來推動改進(jìn)。
團(tuán)隊需要感覺他們有能力信任和依賴他們的外包和內(nèi)部同事。團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該嘗試鼓勵團(tuán)隊聯(lián)系活動，以幫助建立這種類型的文化，而不會讓這些活動顯得陳詞濫調(diào)或在工作日中抽出時間來麻煩。虛擬茶歇和慶祝團(tuán)隊成就的時間是幫助營造這種工作環(huán)境的好方法。
項目的溝通與其成功之間存在著重大的相關(guān)性。不溝通的團(tuán)隊最終會陷入災(zāi)難。簡化的溝通有助于防止出現(xiàn)問題或溝通不暢。
團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者監(jiān)控他們的溝通計劃的績效，并將這些數(shù)據(jù)用于未來的項目。要跟蹤的指標(biāo)包括響應(yīng)時間、問題解決率和團(tuán)隊整體滿意度。根據(jù)這些指標(biāo)，他們應(yīng)該調(diào)整必要的流程以推動持續(xù)改進(jìn)。
無論哪個行業(yè)，有效的溝通對于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)都非常重要。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該為內(nèi)部團(tuán)隊和外包合作伙伴設(shè)定期望。
與外包團(tuán)隊合作有時會在項目期間帶來溝通挑戰(zhàn)。這些問題的范圍從微觀管理到團(tuán)隊成員做出假設(shè)，甚至不了解自己的完整工作角色。為了防止這些問題，領(lǐng)導(dǎo)者必須確保他們的透明度文化轉(zhuǎn)化為每個人都知道他們應(yīng)該在必要時提出問題、澄清和過度溝通。
清晰、開放的溝通不僅有幫助，而且有助于促進(jìn)內(nèi)部和外包團(tuán)隊的創(chuàng)新。當(dāng)團(tuán)隊成員相互了解時，他們會交換想法，為項目提供幫助。在敏捷工作環(huán)境中工作還可以讓每個人都了解最新情況并了解情況。
與外包團(tuán)隊合作時可能會存在文化障礙，因此提前制定管理計劃非常重要。
外包通常意味著與來自其他國家和文化、使用不同母語的人合作。您可能需要通過培訓(xùn)、翻譯工具以及所有相關(guān)人員的額外耐心來打破一些語言障礙。在與非同一語言的母語人士合作時，每個人都應(yīng)努力使用清晰、簡潔且有意義的語言，以幫助確保盡可能減少溝通錯誤。
請記住，您應(yīng)該與保證所有團(tuán)隊成員都會說英語的合作伙伴合作，就像京上云所做的那樣。
當(dāng)公司培養(yǎng)包容和尊重的文化時，您還將有機(jī)會了解新的文化和語言。招聘公司應(yīng)考慮文化培訓(xùn)課程并制定尊重文化細(xì)微差別的政策，以防止?jié)撛诘恼`解。
定期溝通是企業(yè)與外包團(tuán)隊形成牢固的工作關(guān)系、成功完成項目的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)者必須培養(yǎng)一種包容和尊重多元文化外包團(tuán)隊的文化，同時設(shè)定明確的要求、界限和期望。
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